Otimizando a gestão de terceiros com o SEIF

Do processo manual à digitalização: como o SEIF otimiza a gestão de terceiros em grandes indústrias brasileiras, apoiando o cumprimento de normas regulamentadoras de trabalho.

Entrevistas • Benchmarking • Testes com usuários • Protótipos

MEU PAPEL E MINHA EQUIPE:

Product Designer - Engenheiro Químico e Engenheiro Ergonômico.

MINHAS RESPONSABILIDADES:

Conduzir entrevistas e testes de usabilidade, definir o novo style guide e criar protótipos de baixa e alta fidelidade.

Apesar de o mundo estar cada vez mais digitalizado, o processo de gestão de terceiros nas grandes indústrias brasileiras ainda não acompanha esse movimento. Atualmente, um grande número dessas empresas ainda realizam a gestão de forma manual e por diversos meios de comunicação, como e-mail, WhatsApp e Telegram, o que resulta na descentralização das informações, retrabalho, dificuldade de rastreabilidade e maior risco de falhas na comunicação e no monitoramento da validade dos documentos.

A premissa central do SEIF (Segurança, Informação e Formação) é centralizar a gestão de terceiros nas indústrias brasileiras, atuando como o principal aliado do serviço de SST oferecido pelo SESI às empresas e aos seus prestadores. Com a plataforma, todo o fluxo da gestão de terceiros, desde contratos, mobilização e desmobilização de trabalhadores até o envio e a verificação de documentos ocorre em um único local, reduzindo burocracias, evitando falhas de comunicação e prevenindo multas decorrentes de irregularidades documentais.

Com a agilidade da ferramenta e o suporte dos profissionais do SESI, as indústrias e seus terceiros ganham autonomia na execução de suas atividades, maior segurança na proteção de dados e capacidade de adaptação a diferentes contextos e cenários. Garantindo conformidade, eficiência e mais tempo para focar no cuidado direto com o trabalhador em campo.

Principais desafios

👉 MELHORAR A USABILIDADE

Embora utilizado pelas indústrias, muitos usuários relatavam dificuldades ao executar tarefas na plataforma, indicando desafios de aprendizagem e execução dos fluxos e limitações na aderência das funcionalidades.

👉 ATENDER DIFERENTES SEGUIMENTOS INDUSTRIAIS

Para contemplar a diversidade das indústrias brasileiras, foi necessário adaptar, atualizar e criar novos fluxos que respondessem adequadamente às necessidades de cada operação, garantindo a flexibilidade desejada.

👉 INTEGRAR TERCEIROS À PLATAFORMA

Garantir que empresas terceirizadas acessem o sistema para trazer mais autonomia no processo e agilidade para as indústrias no fluxo de mobilização de trabalhadores e na gestão documental e cumprimento de regras.

👉 ATUALIZAR O DESIGN VISUAL

Após um longo período sem revisões estéticas e diante de feedbacks recorrentes de clientes, tornou-se necessário atualizar o design visual para aprimorar e acompanhar as atualizações na experiência no sistema.

Processos e metodologias

👉 ESCUTAS COM USUÁRIOS

Para compreender a rotina e o contexto de cada perfil envolvido na gestão de terceiros, realizamos entrevistas com representantes de empresas parceiras do SESI, aplicando perguntas que identificaram oportunidades e orientaram o mapeamento necessidades específicas.

👉 PERSONAS E PERFIS

Com base nos padrões identificados nas entrevistas, estruturamos personas representativas dos diferentes perfis dos entrevistados, que orientaram a ideação, apoiaram decisões estratégicas e direcionaram o desenvolvimento das funcionalidades do projeto.

👉 ORGANIZAÇÃO DE INSIGHTS E FLUXOS

Após o levantamento com os usuários, organizamos as informações no FigJam, criando fluxos que consolidaram percepções, estruturaram necessidades e serviram como base para a construção das funcionalidades e melhorias identificadas durante o processo.

👉 TESTES E VALIDAÇÕES

Para validação de fluxos, conduzimos testes de usabilidade com os três perfis centrais do sistema, aplicados presencialmente com usuários do SESI e da Indústria e remotamente com empresas terceirizadas, realizando atividades do cotidiano em protótipos navegáveis.

Principais resultados e impactos

→ Autonomia para empresas terceiras: Ampliação da autonomia para que empresas terceiras realizem seu próprio cadastro, adicionem trabalhadores, vinculem-se às indústrias parceiras e, após aprovação, mobilizem suas equipes enviando documentação conforme normas e atividades exigidas.

→ Perfis e visualizações personalizadas: Desenvolvimento de perfis e visualizações específicas para SESI, indústria e terceiros. O SESI assume a gestão do serviço, a indústria administra terceiros e trabalhadores, e as empresas terceiras realizam submissão documental e vínculos com estabelecimentos.

→ Criação da matriz de documentos: Para atender indústrias de diferentes segmentos, foi criada uma matriz customizável de documentos, permitindo que cada empresa defina exigências conforme o perfil do terceiro e as normas de segurança, contemplando tanto documentos de empresas quanto de trabalhadores.

→ Avaliação centralizada de documentos: Implementação de um fluxo de aprovação diretamente na plataforma, centralizando o controle documental e assegurando que empresas terceiras e seus trabalhadores estejam em conformidade com as normas e obrigações legais.

→ Atualização da landing page: A atualização da LP do SEIF foi necessária não apenas para acompanhar o novo visual da plataforma, mas para destacar de forma clara as novas funcionalidades do sistema, comunicando seus benefícios de maneira direcionada para cada perfil de usuário.